Başarılı bir “İş Plânı” Nasıl Hazırlanır? İş Planı Hazırlama Aşamaları

Öncelikle başarılı bir İş Planı hazırlamak süreçtir. İş planı hemen 1-2 günde hazırlanmaz, iyi analiz yapılmalı ve aşağıdaki maddeler üzerinden iyi yoğunlaşılmalıdır.

Bir gecede hazırlanan iş planlarını yatırımcılar mutlaka fark eder ve bilinçsizce hazırlandığı için yatırım alamaz. Sonra düşünür durursunuz, ben nerede hata yaptım diye. Eğer gerçekten yatırım almak istiyorsanız bu İş Planı tam size göre, ancak %100’ü garanti etmez. Bunu garanti etmesi için ise; özveriniz, etkili proje ve doğru tablolar ile rakamlar yer almasıyla gerçekleşebilir.

İş planı hazırlarken uzmanlık dili yerine sade bir dil kullanın, ekler hariç 35-40 sayfa olmalı, tekrardan kaçının. Aşamalara geçmeden ufak bir uyarı; bir gecede iş planı hazırlanmaz! Başarılı olmak ise plâna değil, size bağlı…

İşte etkili bir İş Planı oluşturmanın aşamaları…

1. Yönetici özeti

Bu bölüm Asla 3 sayfadan fazla olmamalıdır. Yoksa yatırımcılar okumaz.

• İş planını yazmaktaki amacınız nedir,
• Ürününüzün ve pazarınızın faydaları,
• Hedefleriniz,
• Mevcut durumunuz ve Finansal kaynak ihtiyacınız,
• Kritik başarı faktörleri.

2. Şirketin Geçmişi ve Fili Sonuçlar

• Yeni Girişim iseniz projenizi tanıtmalısınız,
• Mevcut şirket iseniz, kuruluşunuzdan bu yana geçen süreci anlatmalısınız.

3. Ürün

• Ürününüzü tanıtınız,
• Ürününüz rakip ürünlerden daha mı ucuz? daha mı kaliteli?
• Ürününüz rakiplerinizden hangi benzersiz özelliklere sahip?
• Müşterileriniz bunu kullanmaktan ne gibi avantajlar sağlar, dezavantajları nelerdir?
• Müşteriler neden rakiplerinizin değil de sizin ürününüzü tercih ediyor? Tercih edilme süreniz tahmini ne kadar olacak?
• Ürününüzün demode olma ihtimali ne, bu hangi faktörlere bağlı, ömrü ne kadar?
• Ürünün mevcut durumu ne? Örneğin, halen araştırma ve geliştirme aşamasında mı yoksa halihazırda pazarda yerleşik mi?
• Rakipleriniz sizin ürününüze benzer hangi yeni ürünleri piyasaya çıkaracak ve ne zaman?
• Ürününüzün taklide karşı ne gibi bir koruması var? (Herhangi bir patentiniz var mı ve gelecekte herhangi bir patent almak için ne gibi önerileriniz var?)
• Ürününüz iç pazarda veya dış pazarda herhangi bir devlet onayı gerektiriyor mu ve bu onaylara sahip mi? sahip değilse hem iç pazarda hem de dış pazarda bu onayları alabilecek mi?
• Karşılanması gereken herhangi bir endüstri standardı var mı?
• Ürün lansmanları için zamanlamaları da içeren planlarınız neler?
• AR-GE politikalarınız neler?
• Herhangi bir rakip teknoloji var mı?
• Her bir ürün ya da hizmetin kârlılığı ne kadar?

Satış öngörünüzün güvenilirliğinin, genellikle yatırımcının satışa çıkacak ürünle ilgili algısına bağlı olduğunu unutmayın.

4. Yönetim ve Personel

Öncelikle yatırımcıların bu görüşte olduğunu unutmayın “İyi bir ürüne sahip kötü bir yönetimi desteklemektense, kötü bir ürüne sahip iyi bir yönetimi desteklemeyi tercih ederiz.”

• Yönetim becerileriniz,
• Kilit yöneticilerinizin rolleri ve nasıl bir ekip oluşturduklarının gösterilmesi,
• Kilit yöneticilerinizin yaşları, deneyimleri, uzmanlık alanları, geçmiş performansları başarıları ve

bunların gelecek planlarıyla ilgisi.

Geçmiş performanslar önemlidir: önceki iş deneyimlerine dair şirketlerin boyutlarını ve üstlenilen görevleri anlatın,

Not: bu kısma ayrıntılı öz geçmişler alınmamalı, fakat ek olarak verilmelidir.

• İş sahibi ile yönetim arasındaki ilişkiyi tartışmalı ve temel kişilerin uzun vadeli amaç ve hedeflerini belirtmelisiniz.
• Ücretlendirme politikaları nelerdir? Temel yöneticilerden kaç tanesinin performansla ilgili paketleri vardır? Kaç tanesinin hizmet sözleşmesi vardır?
• Ekler kısmında mevcut durumu ve örneğin üç yıl sonraki durumu gösteren bir organizasyon şeması bulundurun. Şema, her yöneticinin sorumlu olduğu kişi sayısını göstermelidir.

• İcrada görevi olmayan herhangi bir yöneticiniz var mı ve var ise görevleri ne?
• Gelecekte ilave yöneticiye gereksinim duyacak mısınız? Bunları nasıl seçeceksiniz?
• Mevcut plan içerisinde yer alan yönetim personelinin proje sonlanmadan ayrılma riski var mı? Bu pozisyonlar nasıl doldurulabilir?

Yerine kim getirilebilir?

• Dürüst açıklamalardan bulunun,

– Ekibinizdeki boş pozisyonları ve zayıf noktaları belirleyin ve durumu düzeltmek için planlarınızı gösterin,
– Önceden yaptığınız yanlışları kabul edin. Bu yanlışlardan öğrendiğiniz şeyleri kısaca özetleyin.

• Mevcut yönetim bilgi sistemleri nelerdir ve gelecek için ne gibi değişiklikler planlanmaktadır?,

Bu bölümde, diğer yöneticiler ve çalışanlar hakkında, aşağıdaki maddelerle ilgili bilgi içeren kısa açıklamalar ekleyebilirsiniz:

• Rolleri ve becerilerine ilişkin tablo biçiminde analiz,
• Ücretlendirme politikaları,
• İşçi örgütlenmeleri, (örneğin sendikaya dair koşulların dikkate alınması)
• Gelecekteki gereksinmeler,
• İşe alma ve Eğitim politikaları.

5. Pazarlar ve Pazarlama

Pek çok yatırımcıya göre bu bölüm, yönetimin kapasitesini değerlendirmeye göre ikincil bir önem taşır ve genellikle yazılması en zor bölümdür. Genel olarak, öngörülmesi en zor olan kısım satış rakamlarıdır ve altında yatan varsayımların desteklenmesi gereken en önemli konudur.

Çoğunlukla iş planları hazırlayanın (yani şirketin) bakış açısından yazılır. Şirketin bir ürünle ilgili olarak coşkulu olması yaygındır; ancak müşterinin bu ürünü neden ya da nasıl alacağı söylenmez; pazarın bu ürüne olan gereksinimini yatırımcının hemen anlaması beklenir.

Öncelikle, sizin parçası olduğunuz pazarın mutlak büyüklüğünü anlatmalısınız. Buna ilave olarak, uygulanabilir olması kaydıyla aşağıdaki sorulara cevap vermiş olmanız da beklenir;

• Yatırımcı, sadece yerel mi, yoksa global mi yoksa her iki düzeyde mi değerlendirmelerini yapmalı?
• İhracatınız varsa, önemli pazarlarınız nerelerdir, buralarda ne gibi riskleriniz vardır? Yeni Girişimci iseniz buna buna göre cevaplandırabilirsiniz.
• Pazarlarınız büyümekte mi, küçülmekte mi yoksa aynı düzeyde mi seyretmektedir? ( İstatistiki bilgiler vermeniz durumunda mutlaka kaynaklarını belirtin. Kaynaksız bir bilginin güvenilirliği sorgulanacaktır. )
• Pazarınızda tanınmış bir piyasa lideri ya da dominant bir grup firma var mıdır? Pazar payları nelerdir?
• Sizin pazar payınız nedir?
• Projenin başarısını çok daha yüksek pazar payları elde etme amacı üzerine mi kuruyorsunuz? ( Çok agresif pazar payı artışı öngörüleri sorgulanırlılığı artıracak ve iş planı ile ilgili şüpheler uyandıracaktır. Bu sebeple çok iyi dayanakları olması gerekir. Aksi halde iş planınız yatırım almayabilir.)
• Gelecekte, pazarınızın çok fazla sayıda rakip firma ile dolmamasını ne engelliyor?
• Pazarınız moda ya da tercih akımlarına açık mı?
• Resesyon olduğunda pazarınız nasıl etkilenecek?

Sadece, şirketinizin pazarın yüzde x’lik bir bölümüne sahip olacağını tahmin etmek genellikle yeterli olmayacaktır. Bunu gerekçelendirmeli ve pazarınızı ve sizin bu pazardaki rol ve konumunuzu anladığınızı göstermelisiniz. Pazar payı tahminlerinin sağlam bir temele oturmayıp global rakamları baz alması yaygın bir hatadır. Yatırımcı, sizin şirketinizin rakipler arasında lider olup olmadığını ve bu liderliği koruyup koruyamayacağınızı bilmek isteyecektir. Bunu nasıl başarırız? Pazarlama, bir gereksinimi belirleme ve bu gereksinimi karşılamak için plan yapma sanatı olarak tanımlanır.

Pazar

• Pazarınızı ve gelecekle ilgili beklentilerinizi genel olarak tanımlamalı, pazar boyutunu ve beklenen büyümeyi belirtmelisiniz,
• Ürün, bölgeler, müşteriler vb. bağlamında bu pazardaki kendi özel konumunuzu açık bir şekilde tanımlamalısınız.
• Kendi belirli niş pazarınızla ilgili olarak bu tip istatistiksel bilgilerin özetlerini rapora dahil etmelisiniz.
• Bu bilgileri elde etmek için bir pazar araştırması çalışması yaptırmak gerekli olabilir.

Müşteriler

• Rakipleriniz ile ilgili olduğu gibi müşterileriniz ile ilgili olarak da sadece liste sunmanın kendi başına bir faydası yoktur. Yatırımcılar, sizin önünüzdeki fırsatlar ve karşı karşıya olduğunuz risklerin dengesi ile ilgilidir. Yatırımcıların en büyük on müşterinizin adını ve cironuz içerisindeki paylarını sormaları istatistiklere olan düşkünlüklerinden değil, küçük sayıdaki büyük siparişlere bel bağlayıp bağlamadığınızı ve ne ölçüde konsantrasyon riski taşıdığınızı görmek içindir. Eğer durum böyle ise, müşteri bağlılığını nasıl sağlıyorsunuz? Bunların içinde finansal olarak zayıf durumda olan, ya da size daha az yakın olan başka bir kuruluş tarafından satın alınma ihtimali var mı? Şu andaki cari bekleyen sipariş hacminiz ne? Bu mevsimsellik etkisine açık mı?

Yani, Müşterileriniz:

• Kimdir, nerededir, niçin satın alır ne zaman satın alır?
• Siparişle mi ihaleyle mi satın alır?
• Satın alma kararını kim verir?
• Tipik sipariş boyutu nedir?
• Her bir müşterinin gereksinimleri nelerdir?

Örneğin, niş pazarınızın %80’i, olası müşterilerinizin yalnız %20’si tarafından kontrol ediliyor olabilir. Bunun farkında mısınız?

• Nihai müşteriler kimlerdir ve onların satın alma alışkanlıklarını etkileyen hangi faktörler sizin kontrolünüz dışındadır?

Bazı durumlarda, yatırımcılar, iş planı hazırlamış olan şirketten, müşterileri ile belli konularda yazılı temasa geçmek için izin isterler. Burada yatırımcının amacı iş planı içerisinde yer alan müşteri veya pazar payları ile ilgili bilgileri ve öngörüleri mümkün olduğunca ve olabildiğince doğrulamaktır.

Rekabet

• Rekabette olacağınız şirketler kimlerdir?
• Bulundukları konumları nerededir?
• Şirketlerinin boyutları ve potansiyelleri nedir?
• Pazarın yüzde kaçına sahiptirler?
• Rakiplerinizin güçlü ve zayıf yönleri nelerdir?
• Rakiplerinizin finansal durumları nedir?
• Rakiplerinizle nasıl başarılı bir şekilde rekabet edeceksiniz?
• Rakiplerinize sorulduğunda sizinle ilgili görüşleri ne olacaktır? Sizi bir tehlike olarak mı görürler yoksa umursamazlar mı?
• Müşterilerinizin onları değil de sizi seçmelerinin sebepleri nedir? Fiyat, kalite ya da servis mi? Teslimattaki hızınız mı, reputasyonununuz mu, marka bilinirliğiniz mi?
• Nerede öne çıkıyorsunuz, hangi alanlarda geri kalıyorsunuz?
• Rakiplerinizin sizin planlarınıza olası karşılıkları ne olacaktır?

Gerçekçi olun. Rakiplerinizin dürüst ve objektif bir değerlendirmesi, iş planınıza güvenilirlik kazandıracaktır. Rakipleriniz hakkında detaylı bilgi vermemek veya verememek, hem kuşku uyandırır hem de kendi pazarınızla ilgili gerekli bilgi donanımına sahip olmadığınızı gösterir.

Pazarlama

• Bölgesel hedefleriniz neler? Örneğin, Türkiye’nin belirli kısımları, Türkiye’nin tamamı, Avrupa ya da Orta Doğu mu?
• Fiyatlandırma politikanız nedir? Maliyete mi yoksa talebe mi dayanıyor?
• Fiyatların gelecekte nasıl hareket etmesini bekliyorsunuz? Fiyatlandırma politikanızın, pazara girişinizi, pazar payınızı artırmanızı ve kâr etmenizi sağlayacağını göstermelisiniz.
• Destek, satış sonrası hizmet ve garanti süre ve koşullarınız neler?
• Reklam ve promosyonla ilgili teklifleriniz neler? halkla ilişkiler, reklam, ticaret fuarları, satış teşvikleri, promosyonlar
• Maliyet cironun yüzde kaçını temsil ediyor?
• Maliyet ne zaman üstlenilecek ve getiri ne zaman sağlanacak?
• Ürününüzü nasıl dağıtacaksınız?

Distribütörler

• Nasıl seçilir?
• Nasıl ücretlendirilir?

Perakende

• Mağazaların büyüklükleri ile bölgeleri ve bunların işletilmeleri için gerekli iş gücü,

İhracat

• Hangi ülkelere?
• Dağıtım anlaşmaları.

Malların teslimatı

• Nasıl sonuçlandırılacak
• Maliyetler
• Elinizdeki mevcut siparişlerinizin büyüklüğü ne?
• yeni ürünlerle ilgili olarak, potansiyel müşterilerden açık destek sağlayabilir misiniz? Sağlayabiliyorsanız, bunun nedeni fikri beğenmeleri mi yoksa prototipi görmüş olmaları mı?

Bunlar, satış öngörülerinin doğruluğu için çok önemlidir ve bunların tamamlanması için özel bir düşünme süreci ve çaba gerekir. Şirket, pazarın ürüne olan gereksinimini, müşterilerin gereksinimlerini anladığını ve ürününün bu gereksinimleri karşıladığını göstermelidir. Bu bölümü yazarken, şirketinize ve ürününüze müşterinin bakış açısından bakmayı denemelisiniz.

6. İmalat süreci

Hem şimdi hem de gelecekte ürününüzü nasıl imal edeceğinizi açıklamalı, mevcut tesislerinizi ve gerekli kaynakları ayrıntılı biçimde belirtmelisiniz. Özel olarak aşağıdakileri ele almalısınız:

• Üretim sürecinin kısa bir şekilde adım adım açıklanması,
• Mevcut tesisler (arazi ve fabrika),
• Üretim kapasitesi: (şimdi, gelecekte ve büyüme adımları),
• Verimlilik ve fire yüzdesi nedir? Sonucu etkileyen faktörler nelerdir ve bunlar nasıl kontrol altına alınabilir?,
• Hedeflenen üretim ve satış seviyelerine ulaşmak için yeni makinalar mı alacaksınız?,
• İşçi başına üretim istatistikleri nedir? Hedefleriniz artış öngörüyorsa, bunu gerekçelendirin,
• Faaliyet gösterdiğiniz coğrafi lokasyonda istihdam etmeyi düşündüğünüz iş gücü var mı? İlave eğitim faaliyetlerine ihtiyaç var mı, varsa planladınız mı?,
• Hammadde tedariğinin güvence altına alınması ve alternatif kaynaklar; yatırımcılar hammadde tedariğinin belli başlı firmalardan mı yoksa daha küçük hacimlerde bir çok firmadan mı olduğunu merak ederler,
• Beklenenin altında bir kalite düzeyi ve geç teslimatlar ile nasıl başa çıkıyorsunuz?
• Hammadde ithal ediliyorsa ne düzeyde bir kur riskiniz var? Nasıl hedge ediyorsunuz?
• Dönemsel olarak fiyatlarında iniş çıkış olan hammadde ihtiyacınız var mı? Fiyatların yükseldiği durumlar sizi ne düzeyde olumsuz etkiliyor?
• Rakiplerinize karşı elinizde bulundurduğunuz herhangi bir üretim avantajı,
• Yeni bir ürün çıkarılması halinde, prototipten seri üretime geçişi dikkatli bir şekilde anlatmalı ve gecikmelerin meydana gelebileceği alanları açıklamalısınız.

7. Finansal bilgiler

Bir iş planı, rakamlar ve kelimelerin bir kombinasyonudur. Kelimeler ve ifade ettikleri ticari mantık okuyucu için çok önemlidir ancak sonunda okuyucunun en çok ilgilendiği husus işletmenizin geçmişte karlı olması ve gelecekte de kar üreteceğini görmektir. Bunlar finansal geçmiş ve öngörülerdir. Karışık bir şekilde düzenlenmiş tablolar ve tutarsız varsayımlarla hazırlanmış rakamlar “Yatırımcı’nın” hiç bir şey anlamamasına sebebiyet verecektir. Hiç bir şey anlamamak yatırımcıların kendi zaman, emek kaybı olarak görülebilir. Bundan dolayı onların altın kuralı unutulmamalıdır: “Anlamazsak, yatırım yapmayız”. Bu sebeple, figürler basit ve anlaşılabilir olmalıdır. Ekler, en son denetlenmiş mali tabloları ve yönetim muhasebesi mali tablolarını içermeli; dolayısıyla şirketinizin mevcut durumunu ortaya koymalıdır. İş planına eklenmesi gereken finansal öngörüleri Bölüm 2’de tartışmıştık. Bu ayrıntılı öngörüler (genellikle üç yıllık bir dönem için) eklere dahil edilmelidir. Okuyucuların profiline ve finansman arayışının Türkiye içinde veya dışında oluşuna bağlı olarak, öngörü mali tabloların Uluslararası Finansal Raporlama Standartları’na (UFRS) uygunluk arz etmesi hususu değerlendirilmelidir. UFRS’ye uygun olarak hazırlanan mali tabloların hem Türkiye’de hem yurtdışında rahatlıkla kabul göreceği dikkate alınmalıdır. Mali tablolar, vergi kanunlarına aykırılıklar taşımamalıdır.

Bununla birlikte, önemli sayısal göstergelerin bir özetini de iş planına dahil etmelisiniz. Bunlar tablo şeklinde gösterilebilir ve her yıl için aşağıdakileri kapsayabilir:

• satışlar
• brüt kâr marjı
• EBITDA
• vergi öncesi net kâr
• birikmiş kar/zarar
• Oluşturulan / Kullanılan nakit

Yatırımcılar, sunduğunuz rakamlarda çeşitli basit vaka uygulamaları ile değişiklikler yapıp size etkilerini soracaktır. Bazı işler planlandığı gibi gitmezse mali tablolarınız dolayısıyla şirketiniz üzerindeki etkilerini simüle etmek isteyeceklerdir. Bu egzersizi sizin daha önce yapmış olmanız kendi menfaatiniz gereğidir.

8. Risk faktörleri ve getiriler, S.W.O.T Analizi

“Her ne kadar yatırım yaparken riskleri göze alsam da, göze aldığım risklerin neler olduğunu da bilmek isterim.” Sorunları saklamayın! Sizin ve yatırımcının aynı amaçlara ve endişelere sahip olduğunu unutmayın. İki taraf da aynı projede parasal risk üstlenmektedir.

Riskleri dengelemenin en yararlı yolu, bunları “SWOT” analizinin bir parçası olarak sunmaktır:

• S : Güçlü noktalar (Strengths)
• W : Zayıf noktalar (Weaknesses)
• O : Fırsatlar (Opportunities)
• T : Tehditler (Threats)

9. Zaman planı ve referans noktaları

Bu bölüm, şirketin hedeflerini özet olarak ortaya koyar. Bunların hepsi finansla ilgili olmayacaktır. Örneğin, üretim kapasitesini artırırken, ek kalifiye işçi alımı yapmak gerekebilir. (Yönetimin kendi dahili kullanımı için hazırlanan bir iş planı bu bölümde, harici bir kuruluşa sunulacak iş planından daha fazla ayrıntı içerebilir. Ayrıca, temel hedeflere giden yolda elde edilmesi gereken alt hedefleri de ele alabilir.)

Zaman planınızı ve referans noktalarınızı belirtmek yalnız teklifinizin aşamalarını dikkatli bir şekilde planladığınızı göstermekle kalmaz aynı zamanda sonraki herhangi bir izlemeye yardımcı olur.

“Ekler”

Aşağıdakiler, iş planınızdaki eklere dahil edilecek
tipik öğelerdir:

• Kullanılan terimlere ilişkin bir sözlükçe,
• Ürün literatürü ve teknik özellikler,
• Organizasyon şeması,
• Kilit yöneticilerin öz geçmişleri,
• Pazar araştırmaları,
• Patent ayrıntıları,
• Finansal öngörüler – gelir tablosu,
• Nakit/finansman,
• Bilançolar,
• Varsayımlar,
• Denetlenmiş en son mali tablolar,
• En son yönetim muhasebesi hesapları.

Sormak istediğiniz sorular olursa [email protected] adresine mail atabilirsiniz.

Bu İş Planı’nı hazırlarken Deloitte kaynaklarından faydalandım.